پروژه و قراردادها (PRJ)

حوزه‌ی مدیریت قراردادها و پروژه‌های نرم‌افزار GALEX ERP، برای کمک به سازمان‌ها یا بنگاه‌هایی طراحی شده است که فعالیت‌های اصلی آن به صورت پیمانکاری و پروژه‌ای انجام می‌شود. حوزه‌ی قراردادها و پروژه‌ها GALEX ERP، ضمن ثبت اطلاعات قراردادهای پیمانکاری و کارفرمایی و صورت‌وضعیت آنها، امکان پیگیری مراحل مختلف مالی و تعهدهای قراردادی آن‌ها را نیز مدیریت می‌کند. با گذشت زمان و در مراحل مختلف قراردادی با ارائه کالاها و خدمات، صورت وضعیت‌هایی معطوف به قرارداد از سوی پیمانکار به کارفرما ارائه می‌شود.

علاوه بر مدیریت مالی قراردادها که از طریق ثبت اسناد حسابداری معطوف به قراردادها و صورت‌وضعیت‌ها در GALEX ERP به صورت خودکار انجام می‌شود، یکی از انتظارات از سیستم مدیریت پروژه و قراردادها کنترل اجرای مراحل مختلف پروژه است که نتیجه‌ی آن بدست آمده درصد پیشرفت فیزیکی هر یک از مراحل پروژه و در نهایت کل پروژه است.

با تعریف هر پروژه می‌توان مراحل مختلف انجام پروژه‌ را در قالب Work Breaking System در صفحه‌ی تعریف پروژها تعریف نمود. هر یک از مراحل پروژه به عنوان یک دستور کار به کارتابل مسئول انجام آن ارسال می‌گردد و با ثبت بازخورد انجام آن می‌توان در گزارش‌های پیشرفت پروژه میزان پیشرفت مراحل مختلف انجام کار را نظارت نمود.

یکی دیگر از بخش‌های حوزه‌ی مدیریت پروژه و قراردادها مدیریت و برنامه‌ریزی منابع است. برای اجرای یک پروژه سه عامل مهم نیروی انسانی، مواد و تجهیزات مورد نیاز است. در صورتی که یک سازمان فعالیت‌های خود را استاندارد کرده باشد سیستم امکان محاسبه‌ی منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه را دارد. در بعضی از صنایع فهرست بهای‌ سازمان برنامه‌ و بودجه‌ی کشور مبنای کار برای انجام محاسبات لازم قرار می‌گیرد. GALEX ERP امکاناتی فراهم کرده است که با تعریف مدل‌های مختلف پروژه و بر اساس فعالیت‌های استاندارد شده و فهرست بها بتوان به سهولت به متره‌ و یا برآورد ریالی و زمانی پروژه دست یافت.

در اجرای مدیریت پروژه‌ها یکپارچگی با سیستم‌های مختلفی مانند منابع انسانی (حضور و غیاب و حقوق و دستمزد)، مدیریت مالی (حسابداری مالی، خزانه‌داری)، مدیریت مواد (خرید و تدارکات و انبار)، مدیریت تجهیزات (اموال و نگهداری و تعمیرات) و اتوماسیون اداری (گردش کارها و اسناد فنی) امکان مدیریت فراگیر پروژه‌ها فراهم می‌شود.

در صورت فرهنگ‌سازی مناسب در سازمان و ایجاد بستر‌های منظم ورود اطلاعات مانند ورود اطلاعات تایم‌شیت‌ها و ... و با یکپارچگی با سیستم‌های فوق زمینه‌ی لازم برای محاسبه‌ی بهای تمام شده برای پروژه‌ها در حد هر یک از مراحل پروژه در GALEX ERP فراهم شده است.

در تجارب اجرا شده، GALEX ERP موفق به دستیابی به بهای تمام شده‌ی واقعی برای مجموعه‌های بزرگی که فرآیند اجرای پروژه‌های پیچیده را در خود داشتند، شده است.

در این میان دیدگاه‌های مدیریتی مختلف از جنبه‌های مالی و اجرایی در قالب نمودارهای تصویری و داشبوردی بر روی تلفن‌های همراه ، کنترل فراتر از انتظاری در اختیار مدیران ارشد و میانی سازمان قرار داده است.